原料采购实案分析

珊瑚海

□文/广东海大集团股份有限公司采购中心 邝泽光

案例一：某供应商提供的氯化钾出现质量问题。
    供应商提供的氯化钾 “潮湿，手捏成团”，品管作退货处理；后供应商又发一车货，质量状况是：外观呈墨绿色（载体可能是沸石粉），细度较均匀，60目左右，手感干燥，用力手捏成团。参照另一供应商合格样品：外观白色，手感干燥，松散，手捏不易成团。公司最后口头通知对方，氯化钾因潮湿退货，不作检测，同时合同停止执行。
    本事件的处理中，存在以下问题：
    1、现场参与验收时，我感觉货物符合质量要求，虽然手捏容易成团，但手感干燥，“潮湿”并不能成为退货理由，这可能与我们一直使用的原料外观颜色不一致（墨绿色与白色），但当时并未就此与品管主管沟通，亦未向公司领导反映情况。
    2、无实际检测数据，“潮湿”的理由难以令对方认可，而事后也并无向对方提出我方在外观上的具体要求。
    3、双方口头协议停止执行合同，没出具任何的正式函件，价格下跌时若对方送质量符合要求的货到厂，按照合同我们不能拒收，将会造成公司的损失。
    经过与公司领导沟通后，本事件作以下补充处理：根据采购合同管理程序，变更或解除合同，双方达成的协议应当采用书面形式。由此出具工作联络函，说明相关情况并要求停止执行合同，双方盖章确认；与品管沟通，两种原料外观颜色上的差异是由于载体不同造成的，由此向供应商建议添加石粉、双飞粉等载体，更符合公司使用要求，对方欣然接受。后来再送样，初检外观品质比较满意。
    分析：采购业务人员首要任务是保证工厂原料不断货且质量合格。当出现质量问题时可以继续合作或另选渠道。对于一个原有供应商前者的处理方式会更合适，毕竟开发新供应商不容易，维护供应商更不容易。我们要表明立场，明确要求，做好自身工作的同时把信息传达给对方，让他们也好做，最终双方都好做。理想的采购应该双赢，对方支持我们质量和价格，我们支持他们销量和货款，各取所需，这种长期合作能使双方配合得更默契。
    案例二：5%亚硒酸钠预混剂，某供应商报价35元/kg，外观为白色粉状，质量稳定。在与其他供应商交流时发现，他们的报价远低于这一价格，遂索取样品送到工厂，附有送样单。工厂收样后认为，此样品墨绿色，感觉潮湿，与要求相差甚远，因此不作检测，没有反馈检验报告，继续原价购进。后从其他客户中了解到，目前市场上亚硒酸钠报价基本在24-26元/kg之间。
    本事件的处理存在以下问题：
    1、应该明确，同一种原料，主要成分相同并占据绝大部分成本组成，无论载体是否一样，符不符合使用要求，其价格应该是基本一致的，我在了解到相关特殊情况后，没有作深入探究，也没向公司领导反映，完全是一种不作为的态度。
    2、原料送检的目的是获得检测结果，以作为对采购的参考，无论结果如何，符不符合要求，都应有书面结果反馈。
    经调整思路，我做出以下处理：多方询价，了解市场价格；寻求硒原粉、亚硒酸钠原粉、二氧化硒原粉等原料信息，计算5%预混剂成本组成，以此向供应商谈价格，最终确定22元/kg。
分析：公司授权是对我们的信任和支持。我自接手矿物采购以来，每月原料货款百余万，每一个采购行为，都会对公司的经营成本产生影响，这些责任远非我个人能承担得起。对待公司的利益要像花自己的钱一样谨慎，充分了解成本，多方比价议价，真正把自己的采购行为和公司运营结合在一起。
    案例三：五月中与北京某公司签订60吨硫酸镁合同，站台交货，我方自提。月底货物发到站台，由于当日就要提货，我特意到站台安排协助办理相关手续，同时也查看了一下货物：外观包装良好，标签显示为近期生产，抽了几包货样品，感觉外观质量正常。落实了相关费用承担及车队安排后便离开。次日货物到厂，开包检查发觉大多潮湿结团，不能接收。由于原料已到厂，只能暂卸仓库，由此产生了一系列麻烦事：货物处理、运输费用承担、发票等。
    分析：如果我当时能在站台认真看货，在原料到厂前发现问题，事情就容易处理得多。虽说我不是品管，但作为安排货物的业务人员，我要对其质量负责，我不能做到品管那么专业，但可以把问题反馈回去，互相沟通后再作决定。以前把注意力过多地集中在客户交流和行情上，而忽视了对质量的思考。归根结底，是不够用心，心思在哪边，就会考虑到哪些，心思都不在质量上，肯定想不到如何把控。要真正建立起一种这样的意识：要对采购负责，对价格负责，对质量负责。

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